OneSystems

OnePortal Committee - webportal for udvalgsmedlemmer

 

OnePortal Committee er en webportal der er bygget over Microsoft™ styresystemer og webbrugerflader og er en udvidelse af sags- og arkivsystemet OneRecords og det elektroniske mødeadministrationssystem OneMeeting. OnePortal gør det muligt for kommunalforvaltninger at give udvalgsmedlemmer adgang til mødedokumenter 24/7, fireogtyve timer i døgnet, syv dage om ugen, hele året rundt. OnePortal Committee gør det også muligt for kommunalforvaltningerne at yde udvalgsmedlemmerne mere service uden at udvide kommunens forvaltning. Ved at gøre denne service mere automatisk og tilgængelig hele døgnet sparer man meget arbejde og mange penge. De fleste websteder for kommuner har kun enkelt informationsstrøm, mødereferater og anden information sættes på webben, men med brug af OnePortal Committee åbnes der for interaktiv informationsflow. Udvalgsmedlemmerne går ind på en serviceportal hvor de via webben kan ekspedere sig selv med bilag til sager der skal behandles. I OnePortal Committee kan udvalgsmedlemmer få adgang til mødeindkaldelser, bilag til dem og mødereferater, og kommunikere med andre udvalgsmedlemmer og embedsmænd i forvaltningen. Udvalgsmedlemmerne kan også indsende bilag og dokumenter i forbindelse med bestemte sager, fx Word, Excel, debattråde og endog stemme eller udtrykke deres holdning. Således kan de også kommunikere med andre udvalgsmedlemmer og embedsmænd i forvaltningen.

OnePortal er nyttigt for fx kommuner, virksomheder og institutioner der vil automatisere service for udvalgsmedlemmer og nedbringe papirmængderne der bruges til at udsende sagsbilag til udvalgsmedlemmer. Samtidig bliver udvalgsmedlemmerne i stand til selv at gennemgå og fremskaffe information før beslutningstagningen i de respektive sager der skal på dagsordenen i udvalg de sidder i.

• OnePortal Committee hjælper udvalgsmedlemmer til den højest mulige grad af selvstændighed ved fremskaffelse af dokumenter i enkeltsagerne og dermed nedbringe arbejdet i kommunalforvaltningen med udsendelse af bilag til udvalgsmedlemmer.
• OnePortal Committee sparer i væsentligt omfang arbejde og administration for kommunerne.
• OnePortal Committee giver mulighed for behagelige former for kommunikation mellem udvalgsmedlemmerne indbyrdes, og også med embedsmænd i forvaltningen.
• One-systemer kan forbindes til de fleste databaser og bogføringssystemer, som fx Oracle, MS SQL, Navision, Informix, IBM DB2 eller fx ERP-systemer.